• Fanny LE GUEN

Un SIRH (dans une petite structure) , pour quoi faire ?



Intervenant en tant que RH externalisée auprès des petites et moyennes organisations (associations, TPE, PME), j'ai l'occasion de "plonger au coeur" de la gestion RH d'un nombre significatif de structures dans des secteurs d'activité très variés.


Mon rôle consiste à :

  1. faire un état des lieux de la gestion RH au sens large;

  2. construire un plan d'action réaliste pour mettre les pratiques en conformité avec le droit du travail (pour fiabiliser et sécuriser);

  3. mettre en place une gestion RH au service du projet de la structure et de ses enjeux, c'est-à-dire aller au-delà de la contrainte administrative et légale pour en faire un vrai levier de développement de la performance économique et sociale;

Bien sûr, le tout avec des moyens (humains et financiers) assez limités.



Les fonctionnements que j'observe, au démarrage des accompagnements, peuvent être regroupés en 3 grandes catégories (avec bien entendu certaines nuances)


Le ou la dirigeant.e gère en direct les RH, en plus de tout le reste, et peine à (connaître et à) suivre toutes les obligations relatives à la fonction employeur. On trouve des dossiers du personnel (plus ou moins fournis) et généralement peu ou pas d'outils de suivi (fin de période d'essai, temps de travail, congés et absences, visites médicales, entretiens professionnels obligatoires, ...). Souvent un cabinet d'expertise comptable accompagne la structure sur la partie paye et sociale ;


Il existe une personne ressource en interne (gestionnaire comptable, RAF/DAF, assistant.e, ...) dont une partie du temps est dédiée à la gestion RH.

En fonction du temps disponible, de la formation (ou de l'expérience RH) et de l'aisance de cette personne avec l'outil informatique, la structure peut bénéficier (avec quelques approximations parfois) d'un suivi global. Généralement, seule cette personne sait où trouver les informations et/ou est capable de faire fonctionner ces outils de suivi ;


La gestion RH est dispatchée sur plusieurs personnes au sein de la structure (généralement multi-sites, mais pas que). Par exemple, la direction fait les recrutements et les contrats de travail, les responsables suivent le temps de travail et les congés, réalisent les entretiens professionnels, la comptabilité fait les déclarations sociales et la paie, les documents relatifs à la vie contractuelle arrivent parfois jusqu'aux dossiers. En général, différents outils (co-)existent (des tableurs excel) pour tenter de centraliser et/ou de recouper les informations à un moment donné. Tout le monde y passe beaucoup de temps pour un résultat peu satisfaisant, avec une fiabilité relative ;


A ces différentes configurations, il faut ajouter le mode de gestion privilégié en interne, qui influe forcément sur l'organisation et les ressources nécessaires : - le tout papier; - le mix documents papiers / documents (ou outils) informatiques; - le numérique avec les outils du bord. Le degré de "maturité" digitale est très variable d'une organisation à une autre.


De fait, je suis de plus en plus sollicitée pour accompagner les structures dans leur réflexion ou pour le déploiement d'une solution SIRH, ce qui m'a amenée à proposer un accompagnement spécifique sur ces questions, avec une approche adaptée aux besoins des petites et moyennes organisations.

Mais, à quoi ça sert un SIRH ?


Un Système d'Information Ressources Humaines, c'est un ensemble d'outils, regroupés au sein d'une même solution, dont l’objectif est d’automatiser (et de fiabiliser) un maximum de processus en lien avec la gestion des Ressources Humaines. 


1. La gestion du dossier RH des salarié.e.s

Dans la pratique : des dossiers du personnel à géométrie et actualisation variable en fonction des structures, un stockage papier ou numérique dont il faut gérer les conditions d'accès (le serveur, le pc, le bureau, l'armoire), la consolidation de l'ensemble des données provenant de différentes sources pour piloter la fonction RH, des notes pour ne pas oublier les tâches à effectuer à certains moments de la relation contractuelle, etc...



Un SIRH permet de :

  • centraliser toutes les informations des salarié.e.s

  • automatiser nombre de tâches de l'intégration à la sortie