Intervenant en tant que RH externalisée auprès des petites et moyennes organisations (associations, TPE, PME), j'ai l'occasion de "plonger au coeur" de la gestion RH d'un nombre significatif de structures dans des secteurs d'activité très variés.
Mon rôle consiste à :
faire un état des lieux de la gestion RH au sens large;
construire un plan d'action réaliste pour mettre les pratiques en conformité avec le droit du travail (pour fiabiliser et sécuriser);
mettre en place une gestion RH au service du projet de la structure et de ses enjeux, c'est-à-dire aller au-delà de la contrainte administrative et légale pour en faire un vrai levier de développement de la performance économique et sociale;
Bien sûr, le tout avec des moyens (humains et financiers) assez limités.
Les 3 types de configuration que j'observe
1. Le ou la dirigeant.e gère en direct les RH, en plus de tout le reste, et peine à (connaître et à) suivre toutes les obligations relatives à la fonction employeur.
On trouve des dossiers du personnel (plus ou moins fournis) et généralement peu ou pas d'outils de suivi (fin de période d'essai, temps de travail, congés et absences, visites médicales, entretiens professionnels obligatoires, ...).
Souvent un cabinet d'expertise comptable accompagne la structure sur la partie paye et sociale ;
2. Il existe une personne ressource en interne (gestionnaire comptable, RAF/DAF, assistant.e, ...) dont une partie du temps est dédiée à la gestion RH.
En fonction du temps disponible, de la formation (ou de l'expérience RH) et de l'aisance de cette personne avec l'outil informatique, la structure peut bénéficier d'un suivi global (avec quelques approximations parfois, notamment sur le juridique).
Généralement, seule cette personne sait où trouver les informations et/ou est capable de faire fonctionner ces outils de suivi.
3. La gestion RH est dispatchée sur plusieurs personnes au sein de la structure (généralement multisites, mais pas que).
Par exemple, la direction fait les recrutements et les contrats de travail, les responsables suivent le temps de travail et les congés, réalisent les entretiens professionnels, la comptabilité fait les déclarations sociales et la paie, les documents relatifs à la vie contractuelle arrivent parfois jusqu'aux dossiers.
En général, différents outils (co-)existent (des tableurs excel) pour tenter de centraliser et/ou de recouper les informations à un moment donné.
Tout le monde y passe beaucoup de temps pour un résultat peu satisfaisant, avec une fiabilité relative ;
A ces différentes configurations, il faut ajouter le mode de gestion privilégié en interne, qui influe forcément sur l'organisation et les ressources nécessaires : - le tout papier; - le mix documents papiers / documents (ou outils) informatiques; - le numérique avec les outils du bord.
Le degré de "maturité" digitale est très variable d'une organisation à une autre.
De fait, je suis de plus en plus sollicitée pour accompagner les structures dans leur réflexion ou pour le déploiement d'une solution SIRH, ce qui m'a amenée à proposer un accompagnement spécifique sur ces questions, avec une approche adaptée aux besoins des petites et moyennes organisations.
Mais, à quoi ça sert un SIRH ?
Un Système d'Information Ressources Humaines, c'est un ensemble d'outils, regroupés au sein d'une même solution, dont l’objectif est d’automatiser (et de fiabiliser) un maximum de processus en lien avec la gestion des Ressources Humaines.
1. La gestion du dossier RH des salarié.e.s
Dans la pratique : des dossiers du personnel à géométrie et actualisation variables en fonction des structures, un stockage papier ou numérique dont il faut gérer les conditions d'accès (le serveur, le pc, le bureau, l'armoire), la consolidation de l'ensemble des données provenant de différentes sources pour piloter la fonction RH, des notes pour ne pas oublier les tâches à effectuer à certains moments de la relation contractuelle, etc...
Un SIRH permet de :
centraliser toutes les informations des salarié.e.s
automatiser nombre de tâches depuis l'intégration jusqu'à la sortie
d'avoir des alertes automatiques pour tous les événements de la vie contractuelle nécessitant un suivi rigoureux des échéances
d'exploiter facilement l'ensemble des données injectées dans l'outil pour avoir des indicateurs et aider à la décision
actualiser en temps réel les informations via le ou la salarié.e
2. La gestion des entretiens professionnels
Dans la pratique : là encore, c'est très variable.
Bien qu'obligatoires, ces entretiens ne sont pas toujours réalisés.
Quand ils le sont, ils ne sont pas toujours formalisés.
Quand ils sont formalisés, le suivi dans le temps dans ce qui avait été convenu est assez aléatoire (par exemple les objectifs ou les besoins de formations).
Un SIRH permet de :
Créer des formulaires d’entretien sur mesure pour chaque type de fonctions
Accéder à ces formulaires facilement (salarié.e/responsables) pour la préparation comme pour le suivi dans le temps
Suivre l'avancement de la campagne d'entretiens sur l'ensemble des équipes
Disposer d'une synthèse des actions à suivre
Alerter la personne en charge des RH sur une situation à traiter
3. Le suivi des temps de travail / des projets
Dans la pratique : le suivi du temps de travail est généralement un casse-tête.
Là encore, en fonction de la culture interne et/ou des outils disponibles, les situations sont très variables et vont de l'absence totale de suivi formel du temps du travail (chacun étant supposé réaliser ses heures), à la badgeuse (de plus en plus rare me semble t-il), en passant par des outils maison plus ou moins simples en fonction de la finalité attendue.
Un SIRH permet de :
Saisir et déclarer en un clic son temps de travail, en l'affectant ou non à des projets spécifiques
Calculer en temps réel le temps réalisé, les éventuelles majorations conventionnelles, ..
Fluidifier le circuit de validation et attirer l'attention des responsables sur les situations atypiques
Exporter les éléments variables vers le logiciel de paie
4. La gestion des congés et des absences
Dans la pratique : impression d'un formulaire, remplissage, vérification du planning des équipes via des tableurs pour assurer la continuité de l'activité, signature par le ou la salarié.e et (dans des délais plus ou moins maîtrisés) par son ou sa responsable, numérisation et/ou classement, remontée de l'information pour la paie, ...
Un SIRH permet de :
dématérialiser les demandes de congés
gérer leur circuit de validation
Simplifier la gestion du planning des absences
Automatiser le calcul des congés payés
Exporter les absences en paie
5. La gestion des notes de frais
Dans la pratique : la gestion des notes de frais est généralement chronophage tant pour les salarié.e.s que pour les gestionnaires comptables. Conserver les justificatifs, remplir des formulaires, faire valider par la hiérarchie, contrôler le respect des règles internes, saisir les écritures dans le logiciel de comptabilité, suivre les remboursements, consolider les informations pour avoir la visibilité par salarié.e / par service / sur une période donnée / ..., l'archivage, ...
Un SIRH permet de :
Saisir les frais au fil des dépenses (salarié.e)
Numériser et archiver les justificatifs avec des procédés reconnus et validés par l'Administration
Mettre en place un circuit de validation fluide avec des notifications
Faciliter le rapprochement avec les justificatifs
Avoir des alertes en cas de non-respect des règles internes
Disposer d'une synthèse claire par salarié.e
Etre informé.e en temps réel des remboursements
Importer l'ensemble des écritures dans le logiciel de comptabilité
6. Le stockage sécurisé des bulletins de salaire
Dans la pratique : depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l'exception, sauf en cas de désaccord du salarié. Cela présente de nombreux avantages, en contrepartie de certaines obligations, souvent méconnues par l'employeur (modalités de transmission, intégrité des données, confidentialité, disponibilité, accessibilité, durée de conservation, ... ).
Dans les faits, nombreuses sont encore les structures qui éditent les bulletins papier.
Un SIRH permet de :
Eviter les impressions, la mise sous pli et l'affranchissement
Automatiser la distribution des bulletins de salaire
Remplir toutes les obligations administratives relatives aux bulletins de salaire dématérialisés
Archiver de façon simple, rapide et sécurisée
. . . et la liste est loin d'être exhaustive tant les possibilités sont nombreuses, s'étoffent régulièrement, etc.
Les conditions de réussite du déploiement d'un SIRH ?
Malgré tous les avantages que présente un SIRH, cela n'a rien de magique.
Le recours à ce type d'outils doit être étudié sérieusement et géré comme un projet à part entière.
Connaître les différentes étapes
Constitution d'un groupe projet
Identification des contraintes
Définition des besoins prioritaires
Budgétisation
Choix d'un outil
Information / consultation du CSE
Paramétrage / tests / mise en route
Accompagnement au changement des utilisateurs
Ajustements
Prendre en compte les incontournables
Le temps
La concertation
La priorisation
La planification
L'accompagnement du changement
. . .
En conclusion, est-ce pertinent de passer à la digitalisation ?
Ce type d'outils a énormément évolué ces dernières années et leurs possibilités sont réellement épatantes.
Ils permettent de fiabiliser (et donc de sécuriser) et d'automatiser une grande partie de la gestion administrative RH tout en réduisant le temps consacré à cet aspect.
Cela permet de se concentrer sur l'essentiel, à savoir (de mon point de vue) : l'accompagnement des salarié.e.s et le pilotage "éclairé" d'une fonction RH au service du projet global de la structure.
Aussi, pour répondre à la question initiale, à mon sens, un SIRH est un outil vraiment très intéressant pour les structures à partir d'une dizaine de salarié.e.s.
POUR ALLER PLUS LOIN
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